CONGRESSO: como organizar um...

( * ) Prof. Lourenço Mika
Constatada a dificuldade de certos grupos de pessoas (religiosos, comunicadores, educadores...) em organizar eventos, resolvi redigir algumas orientações.
Atenção - diferenciar o que é Congresso, Assembléia, Encontro de Formação, Retiro Espiritual, Seminário, Curso, Workshop, Oficina, Laboratório...

Características de um Congresso:

Tema: todo Congresso deve ter um tema e um lema. O tema é o assunto ou aspecto do mesmo e se compõe de uma ou mais palavras.
Lema: o lema pode ser composto de uma frase ou uma expressão.
Logotipo: o logotipo (desenho estereotipado) tem que combinar com o tema e o lema.
Objetivos: todo congresso sério tem algum bom objetivo ou objetivos a serem alcançados; não se convoca um congresso para dar oportunidade de o pessoal passear!
Projeto: para que o congresso alcance seus objetivos, a comissão organizadora tem que elaborar um projeto, levando em conta todos os aspectos aqui mencionados: objetivos, data, local, organizadores, conferencistas, participantes, apoio logístico, finanças...
Data: o congresso envolve um grupo seleto de pessoas e deve ser de poucos dias, isto é, de 3 a 5 dias.
Periodicidade: um congresso pode acontecer anualmente ou a cada dois anos.
Local do Congresso: o local deve prever auditório, salas de reuniões, refeitório... A Comissão Organizadora deve prever os traslados aos locais do congresso e ao aeroporto ou estação rodoferroviária. O Congressista deve ser bem servido quanto à sala de comunicação, com jornais, televisão, telefone, computador, internet, cantina...
Comissão Organizadora: A Comissão Organizadora do Congresso deve ser nomeada no mínimo um ano antes da data do Congresso para poder fazer um planejamento global. Membros da Comissão: 1) Presidente do Congresso (durante o congresso deve estar presente em tempo integral); 2) Secretário ou Cronista (tempo todo presente na sala do congresso para elaborar a ata do congresso); 3) Moderadores (coordenadores das sessões); 4) Conferencistas convidados; 5) Cronometrista.
Convocação do Congresso: a Comissão Organizadora deve convocar o Congresso com boa antecedência, com informações precisas sobre o evento; é imprescindível imprimir um folder com o máximo de informações úteis. Um Congresso deve ter muitos participantes, no mínimo 300, de acordo com a representatividade por grupo de interesse ou por área geográfica. Quando o congresso não é aberto para qualquer um, as vagas têm que ser bem distribuídas. Estabelecer critérios quem deve e pode participar do congresso, evitando que pessoas despreparadas participem do congresso.
Folder: informações precisas sobre: data, local (acesso), quem deve participar, como fazer a inscrição, taxa de inscrição, programação, patrocinador... O folder pode ser enviado por mala-direta ou por e-mail.
Finanças: o congresso tem que se auto-custear. Todas as despesas têm que ser custeadas pela taxa de inscrição e/ou pelo patrocinador.
Gratificações: todo palestrante deve ser gratificado ou remunerado; ainda que ele não tenha dito nada sobre seus custos operacionais, ele deve ser ressarcido de suas despesas de locomoção, hospedagem, alimentação, material necessário para o evento, e um justo ‘pro labore’. Caso ele expresse que não necessita de remuneração financeira, ser-lhe-á oferecida uma lembrança.
Patrocínio: é comum buscar uma ou mais empresas para patrocinar em parte ou no todo as despesas do congresso. O nome do patrocinador deverá constar no folder, na pasta, na caneta, na camiseta, no banner...
Conferencistas: devem utilizar a linguagem audiovisual, com os recursos de Power Point e datashow, projeções de vídeo, transparências, encenações... Se for o caso, é necessária a tradução simultânea para outras línguas. Na sala das conferências deve haver aparelhos de videocassete, telão, retroprojetor, datashow, computador, microfones, aparelho de CD e DVD... O conferencista tem que ser visto e ouvido, jamais deve ficar sentado na hora de falar.
Secretaria e Tesouraria: é nesses locais que o congressista tratará de seus interesses pessoais: material, pasta, primeiros socorros, informações, confirmação de vôo, horário de ônibus...
Sala de Imprensa: para participantes e visitantes, jornalistas ou não, deve haver, à disposição, computadores plugados na internet.
Hospedagem: Todo congressista, longe de sua residência e da família traz carências afetivas e emocionais; por isso, ele necessita ter suas necessidades vitais bem supridas para não se aborrecer e não ficar mal-humorado: refeições, quarto de dormir, telefone, cantina...
Programa ou Temas das Conferências: os temas devem ser originais e criativos e devem despertar interesse nos congressistas. Pela manhã, são proferidas as Conferências; à tarde, fazem-se workshops. Num congresso, devem ser abordados assuntos genéricos e não se deve descer a casos particulares. Os trabalhos-em-grupos têm que ser dirigidos por assistentes habilitados; os temas devem ser estudados por grupos de interesse dos congressistas. A noite pode ser reservada para alguma atividade cultural congênere ou de natureza local. Também é importante deixar alguma noite livre para que o congressista escolha sua própria programação.
Auditório ou Sala de Conferências: deve ter boa iluminação, sonorização, climatização, visualização, decoração... Dependendo do auditório, pode haver mesas ou carteiras escolares para se poder escrever confortavelmente.
Crachá de identificação: deve conter espaço para o nome completo do Congressista, cidade de origem, país, cargo, função...
Pasta: deve conter a programação completa, informações ao congressista, caneta, folhas em branco, opções de restaurantes e turismo.
Fotocópias: Num congresso, todas as conferências devem ser fotocopiadas (ou gravadas em CD, pen-drive...) e entregues a cada congressista imediatamente antes do início da conferência, para que o congressista possa compreender bem o assunto exposto e fazer as suas anotações pessoais, ressaltar pontos importantes, e depois estudar em grupos; os congressistas, normalmente, não terão tempo e nem interesse de ler cópias de conferências, dois ou três meses depois do Congresso.
Ata/Crônica: o secretário ou cronista do congresso deve estar o tempo todo na mesa diretiva, digitando a sua ata/crônica no teclado de um computador. Terminada a jornada, basta imprimir o texto e fazer fotocópias (por e-mail) para os congressistas. E basta pegar uma cópia da ata/crônica e transformá-la em notícia para a internet.
Crônica humorística: é o que o congressista mais gosta! As caricaturas, charges e reclames bem-humorados sejam expostos em algum painel, no corredor do auditório.
Site ON LINE: o congresso tenha um website, em três etapas: com antecedência, para prestar o máximo de informações ao congressista; durante o congresso, para manter informados os não participantes do congresso; após o congresso, para fazer a memória histórica.
Decisões do Congresso: devem ser poucas e cada congressista deve receber uma cópia delas para levá-las no término do congresso. Na volta de um congresso, o congressista sempre é indagado sobre o que aconteceu no mesmo; por isso, o congressista tem que receber a cópia da ata, a cópia da lista dos congressistas, a cópia das resoluções... Interessa, hoje, o imediato; o que é postergado, tem o sabor de um jornal da semana anterior.
Fotografia oficial: a Comissão Organizadora deve prever um momento para tirar uma fotografia oficial (câmera profissional) dos congressistas e fornecer uma cópia da foto a cada congressista para a publicação em periódicos, para o site...
Certificado de Participação: nos congressos, se emite o Certificado de Participação, com validade para o curriculum vitae do participante.
Vídeo-documentário: produzir um vídeo-documentário do congresso, pois hoje o que não é documentado em audiovisual, não existe! Providenciar cópias em DVD.
Entrevista Coletiva: em todo congresso deve haver uma entrevista coletiva para a imprensa local e para os próprios congressistas. Os entrevistados podem ser os conferencistas ou as autoridades presentes. O congresso tem que se tornar notícia.
Lista dos Congressistas: na lista dos congressistas, devem constar o nome completo, data de nascimento, endereço, fone residencial e comercial, cidade e estado (país), entidade a que pertence, função ou cargo, endereço eletrônico... Para isso, precisa preparar um formulário com os campos acima mencionados para que cada congressista preencha a sua ficha na chegada ao congresso (independentemente da ficha de inscrição ao congresso) e depois, por essa ficha, a secretaria digitará a lista dos congressistas. Os nomes têm que ser colocados em ordem alfabética. Durante o congresso, o congressista deve ter acesso à lista para corrigir eventuais erros dos seus dados.
Celebrações Litúrgicas: em ambiente eclesial, muito importantes. Eucaristias e orações sejam bem preparadas, designando pessoas para comporem a equipe litúrgica.
Folhas de Cânticos e Orações: a música motiva, emociona e cria laços de comunidade. Os cânticos sejam bem selecionados, de acordo com o tema e o lema do congresso. As orações e os cânticos sejam impressos com boa apresentação gráfica. Pessoas capacitadas devem cuidar da música litúrgica (instrumentos musicais e vocal).
Confraternização: todo ambiente de pessoas que se encontram pela primeira vez, produz emoções; os congressistas querem dialogar, tirar fotos, trocar presentes. Por isso, são importantes as horas de lazer, com passeio turístico, cocktail, jantar, visitas, troca de “regalos”.
Eventos paralelos: o congresso pode ser enriquecido com amostras, painéis, exposições, danças, músicas, teatros, shows...
Carta de Agradecimento: certamente, quem organizou um Congresso, vai repeti-lo no ano seguinte. Para assegurar a assiduidade dos participantes, nada melhor do que uma carta de agradecimento ao participante alguns dias após o evento.
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Lourenço Mika
Nota: o presente texto ainda está em elaboração. Toda e qualquer observação ou contribuição é bem-vinda, passando e-mail para: lmaikol@uol.com.br